La orden de compra cumple varias funciones esenciales en el proceso de adquisiciones de SoftPME:
Formalizar la compra: Es el documento legalmente vinculante que establece el acuerdo entre tu empresa y el proveedor. Detalla exactamente qué se va a comprar (productos/servicios), en qué cantidad, a qué precio, y las condiciones de entrega y pago.
Autorizar el gasto: Al ser emitida, la orden de compra representa la aprobación final para el desembolso de fondos. Esto asegura que solo se realicen compras que han sido validadas y presupuestadas.
Comunicación clara con el proveedor: Elimina ambigüedades. El proveedor recibe instrucciones precisas sobre lo que debe suministrar, cuándo y dónde, minimizando errores y malentendidos.
Control de inventario y recepción: Sirve como referencia para el departamento de almacén o quien reciba el pedido. Permite verificar que lo que llega físicamente coincide con lo que se solicitó en la orden de compra, facilitando el proceso de recepción y el control de inventario.
Base para la facturación y el pago: El proveedor utilizará la orden de compra como referencia al emitir su factura. Internamente, tu departamento de finanzas la usará para cotejar la factura del proveedor y autorizar el pago, asegurando que se pague solo por lo que se ordenó y se recibió.
Trazabilidad y auditoría: Cada orden de compra queda registrada en SoftPME, proporcionando un historial detallado de todas las transacciones de compra. Esto es crucial para futuras auditorías, análisis de gastos y para el cumplimiento de normativas.
Presupuesto y análisis: Permite un seguimiento en tiempo real del gasto comprometido frente al presupuesto. Con las órdenes de compra en SoftPME, puedes analizar patrones de compra, negociar mejores precios con proveedores y optimizar tus estrategias de adquisición.